Política de regalos: ¿Cómo evitar que los obsequios se conviertan en una pesadilla de Navidad?

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La política de regalos es un instrumento interno en las empresas para definir y comunicar a los trabajadores cómo manejarse si reciben un regalo con un valor monetario, sea algo físico o una experiencia de entretenimiento.

Su objetivo es evitar que el juicio profesional del colaborador se vea comprometido por aceptar un regalo de un proveedor, un cliente, de cualquier tercero, explica Adriana Peralta, consultora y mentora en Compliance y Ética Corporativa.

“Aceptar cualquier cosa de valor a nombre de la empresa puede comprometer el juicio laboral de un colaborador y meterlo en algún problema. La compañía debe regular incluso esas áreas que parecen grises”, advierte.

Los regalos no sólo son objetos costosos, también abarcan experiencias como pases para un concierto, un viaje, una cena o entradas para eventos deportivos, que se engloban en el concepto de hospitalidad.

Política de regalos en las empresas: qué deben incluir

La política de regalos y hospitalidad debe apegarse a cuatro principios: legalidad, integridad, transparencia y proporcionalidad, de acuerdo con Sentíes, fundador de la Asociación Mexicana de Profesionales de Ética y Cumplimiento (AMPEC).

Los lineamientos no deben ir en contra de las reglas internas ni de alguna disposición legal externa. La integridad significa cuidar que no se aprovecha la época decembrina para disfrazar sobornos de regalos. Para cumplir con el principio de transparencia, los obsequios deben hacerse públicos, declararse, no esconderlos e incluso rifarse entre los equipos. La proporcionalidad se refiere a fijar que los presentes sean de “muy bajo costo” y que no sean comercializables.

Una política de regalos es como una carta: debe estar por escrito y comunicar su contenido a todos los integrantes de la organización, proveedores y clientes, coinciden los especialistas.

“Dar una capacitación, incluso hacer comunicación puntual del tema, es decir, un correo para recordarles que se acercan fechas donde la gente nos expresa cariño y agradecimiento a través de regalos. Les recordamos que tenemos la política al respecto”, recomienda Peralta.

Una vez escrita y socializada, la política pasa por otra prueba de fuego: el cumplimiento. Los liderazgos y jefes de la compañía son claves para el éxito de las políticas de regalos, pues si ellos reciben presentes fuera de ese marco, el resto de colaboradores perderá el interés por seguirlas.

“Si el liderazgo, los supervisores, jefes, no actúan con el ejemplo el resto de la población, sin duda, lo va a tomar a chiste (...) si el jefe o la jefa acepta regalos y la gente lo sabe, de nada sirve la política”, advierte Adriana Peralta.

Quienes incumplan la política de regalos, incluidos los liderazgos, deben ser sancionados. “Si no hay sanciones, realmente queda como una letra muerta, una política que se ve bonita, pero que no existe”, explica la especialista en ética corporativa.

Los riesgos de que un colaborador acepte un regalo que comprometa su juicio profesional van desde daños en la reputación de la compañía, conflictos de interés, merma en la calidad de los productos o servicios y hasta investigaciones legales.

“El aceptar algo de valor puede ser que más adelante este colaborador se vea inmiscuido en un esquema de incumplimiento mucho más grande”, agrega.

Política de regalos, un pendiente en empresas familiares

La política de regalos debería estar incluida en todas las empresas sin importar su tamaño ni si cotizan en bolsa o son familiares, sugieren los expertos.

“El 60% de las 500 empresas más grandes de México sí tienen esas políticas, sigue siendo un porcentaje muy pequeño”, estima Fernando Sentíes.

En las pequeñas y medianas empresas esta práctica corporativa es menor, por lo que corren mayores riesgos. Una forma de reducirlos es cuando son proveedores de una empresa que sí cuentan con estos códigos de conducta, ya que les son aplicables para poder tener una relación.

Mientras en las empresas familiares el dar regalos sin un protocolo formal de qué recibir y qué no es una práctica común, sobre todo a niveles directivos.

“Empresas locales familiares todavía les cuesta, sobre todo a los altos niveles. Los niveles intermedios suelen ya tener más reglas, por presupuesto, pero los niveles altos lamentablemente siguen siendo bastante laxos, además de tener incluso algunos hasta presupuesto para regalos”, comparte Adriana Peralta.

La especialista hace un llamado a repensar si los detalles a través de regalos es mejor expresarlos con un servicio de calidad en los productos, solicitar una retroalimentación y cumplir con los compromisos “antes de pensar en una buena botella o una gran cena”.